Si vous louez un bien en Espagne — ne serait-ce qu'un appartement, ne serait-ce que quelques semaines par an — vous êtes légalement tenu de déclarer chaque voyageur aux autorités espagnoles. C'est ce qu'on appelle le Parte de Viajeros, et depuis fin 2024, le système pour le transmettre a fondamentalement changé.
Ce guide explique le système actuel tel qu'il fonctionne en 2026, en français clair. Pas de jargon juridique, pas de textes administratifs copiés-collés — juste ce qu'il faut savoir et faire concrètement.
Qu'est-ce que le Parte de Viajeros ?
Le Parte de Viajeros est une déclaration obligatoire de voyageurs que tout hébergeur en Espagne doit transmettre au Ministerio del Interior. Cela vaut pour les hôtels, les auberges, les campings et — oui — les locations saisonnières, y compris Airbnb, Booking.com et les réservations directes.
L'objectif est sécuritaire : la loi espagnole impose que les autorités sachent qui séjourne où, et quand. C'est en vigueur depuis des décennies, mais l'application de la règle et le mode de transmission ont nettement évolué.
Ce n'est pas optionnel. Tout propriétaire titulaire d'une licencia turística en Espagne doit déclarer chaque voyageur. Ne pas le faire entraîne des amendes à partir de 600 €, qui peuvent grimper jusqu'à 30 000 € en cas de récidive. La Guardia Civil et la Policía Nacional contrôlent activement la conformité.
Ce qui a changé : la nouvelle plateforme SES.Hospedajes
Jusqu'il y a peu, beaucoup de propriétaires transmettaient les données voyageurs en se rendant en personne au commissariat de la Guardia Civil ou de la Policía Nacional, ou via un formulaire en ligne basique. Certaines régions avaient leur propre plateforme. C'était inégal et confus.
Fin 2024, l'Espagne a introduit la plateforme SES.Hospedajes — un système digital unifié géré par la Secretaría de Estado de Seguridad. C'est désormais la méthode standard pour tous les hébergeurs sur l'ensemble du territoire.
Les changements clés
- Davantage de données demandées. Le nouveau système exige nettement plus d'informations que l'ancien Parte de Viajeros, y compris le mode de paiement et la plateforme de réservation.
- Tout numérique. Les formulaires papier au commissariat de la Guardia Civil sont en voie de disparition. La procédure se fait en ligne.
- Délais plus stricts. Les données doivent être transmises avant l'arrivée ou dans les 24 heures suivant le check-in.
- Tous les voyageurs, pas seulement le réservant. Chaque personne séjournant dans le logement doit être déclarée — adultes comme mineurs.
Les données à collecter
Pour chaque voyageur (enfants compris), vous devez collecter et transmettre :
| Champ | Détail |
|---|---|
| Nom complet | Prénom et noms tels qu'inscrits sur la pièce d'identité |
| Sexe | Tel qu'indiqué sur la pièce d'identité |
| Date de naissance | Jour, mois, année |
| Nationalité | Pays de nationalité |
| Type de pièce d'identité | Passeport, pièce nationale (DNI/NIE) ou autre document de voyage |
| Numéro de la pièce | Numéro exact tel qu'imprimé |
| Date d'émission | Quand le document a été délivré |
| Pays d'émission | Pays qui a délivré le document |
| Date d'arrivée | Date d'arrivée au logement |
| Date de départ | Date de départ prévue |
| Lien avec le réservant | Pour les voyageurs accompagnants (conjoint, enfant, etc.) |
| Mode de paiement | Carte, virement, espèces, paiement plateforme |
| Plateforme de réservation | Airbnb, Booking.com, réservation directe, etc. |
Pour les mineurs (moins de 18 ans) : mêmes informations d'identité, plus le nom et le numéro de pièce de l'adulte accompagnant responsable.
Comment accéder à SES.Hospedajes
La plateforme est accessible depuis le site du Ministerio del Interior. Pour démarrer :
- Inscrire votre établissement. Il vous faut votre numéro de licencia turística, votre NIE/NIF et les informations du bien. L'inscription se fait en ligne via la plateforme SES.
- Récupérer vos identifiants. Après inscription, vous recevez les identifiants de connexion. Cela peut prendre quelques jours.
- Transmettre les données voyageurs. Pour chaque réservation, vous saisissez les informations requises via l'interface web. Certains PMS peuvent aussi transmettre directement par API.
Les modes de connexion
- Certificado digital — la méthode la plus fiable. Si vous avez déjà un certificat digital espagnol pour vos démarches fiscales, vous pouvez utiliser le même.
- Cl@ve — le système d'identité digitale espagnol. Fonctionne si vous y êtes inscrit.
- Identifiant/mot de passe — créés lors de l'inscription de l'établissement.
Conseil pour les propriétaires non espagnols : si vous n'avez pas de certificado digital, en obtenir un via votre bureau Hacienda local ou un gestor est vivement recommandé. Il vous ouvre les portes de SES, des déclarations fiscales et de nombreuses autres plateformes publiques espagnoles.
Quand transmettre
L'exigence officielle : les données voyageurs doivent être transmises avant l'arrivée ou dans les 24 heures suivant le check-in. En pratique, l'approche la plus sûre consiste à collecter les données avant l'arrivée et à les transmettre le jour du check-in.
Le flux concret
- À la confirmation de réservation : envoyez à votre voyageur un formulaire de pré-check-in pour récupérer ses informations d'identité. Beaucoup de propriétaires l'incluent dans le message de confirmation.
- Avant l'arrivée : saisissez les données dans SES.Hospedajes. Vous êtes ainsi couvert même si le voyageur arrive tard.
- À l'arrivée : vérifiez que la pièce d'identité correspond aux données transmises. Prenez une photo de la pièce pour vos archives.
Astuce de pro : récupérez les photos de passeport/pièce d'identité via WhatsApp ou un simple formulaire en ligne avant l'arrivée. Vous gagnez du temps au check-in et vous tenez le délai. Les voyageurs y sont habitués — les hôtels font pareil avec leur pré-check-in en ligne.
Ce qui arrive si vous ne le faites pas
Soyons clairs. Certains propriétaires sautent la déclaration parce que c'est fastidieux, parce qu'ils ne comprennent pas le système, ou parce qu'ils pensent que les petites locations passent sous les radars. Voilà ce qui se passe vraiment :
- Contrôles aléatoires : la Guardia Civil se déplace et demande à voir vos registres de déclaration. C'est plus fréquent dans les zones touristiques du littoral.
- Transfert de données par les plateformes : Airbnb, Booking.com et les autres transmettent leurs données de réservation aux autorités fiscales espagnoles. Si vous avez des réservations mais aucune déclaration de voyageurs, c'est un signal d'alarme.
- Amendes : à partir de 600 € pour une première infraction. En cas de manquements graves ou répétés, jusqu'à 30 000 €. Opérer sans aucun système de déclaration est traité comme une infraction grave.
- Problèmes de licence : le non-respect peut motiver le retrait de votre licencia turística.
Ne misez pas sur la chance. Les contrôles se sont nettement intensifiés depuis l'introduction du nouveau système SES. Le système digital permet aux autorités de croiser bien plus facilement les réservations et les déclarations.
Les pièges à éviter
- Ne déclarer que le réservant. Chaque personne séjournant doit être déclarée, enfants inclus. Une famille de quatre, c'est quatre déclarations.
- Oublier les réservations le jour même. Une réservation last minute via Airbnb doit aussi être déclarée. Ayez un process prêt.
- Numéros de pièces erronés. Les fautes de frappe sur un numéro de passeport sont l'erreur la plus courante. Relisez bien avant de transmettre.
- Ne pas conserver de traces. Gardez les copies des déclarations envoyées et des pièces d'identité des voyageurs. Les autorités peuvent vous demander des justificatifs.
- Croire que votre PMS s'en occupe. Certains PMS affirment gérer le Parte de Viajeros automatiquement. Vérifiez qu'ils transmettent effectivement à SES.Hospedajes — tous ne le font pas.
Comment se simplifier la vie : conseils pratiques
La déclaration de voyageurs est fastidieuse mais n'a pas à dévorer votre temps. Voici comment les propriétaires expérimentés gèrent ça efficacement :
- Créez un formulaire de pré-check-in. Un simple Google Form ou Typeform qui collecte toutes les données requises. Envoyez le lien avec la confirmation de réservation. La plupart des voyageurs le remplissent en moins d'une journée.
- Standardisez vos messages. Préparez un message type qui explique pourquoi vous avez besoin des informations d'identité et qui rend la transmission facile. Banalisez la demande : « Conformément à la réglementation espagnole, nous avons besoin des informations suivantes avant votre arrivée… »
- Groupez vos envois. Si vous avez plusieurs check-in par semaine, fixez une routine quotidienne — 10 minutes chaque matin pour transmettre les déclarations en attente.
- Utilisez votre outil de communication voyageur. Avec un assistant IA voyageur comme PropertyHost, la collecte des données de pré-check-in est intégrée au parcours voyageur automatisé et la transmission à SES.Hospedajes se fait à chaque check-in. Le voyageur reçoit la demande au bon moment, dans sa langue, sans que vous ayez à envoyer quoi que ce soit manuellement.
Questions fréquentes
Dois-je déclarer les voyageurs si je n'ai pas de licencia turística ?
Si vous louez sans licence, vous avez un problème plus large — exploiter sans licencia turística entraîne ses propres amendes (3 000 à 30 000 €+). Mais techniquement, l'obligation de déclaration s'applique à tous les hébergeurs, avec ou sans licence.
Et si un voyageur refuse de fournir sa pièce d'identité ?
Vous ne pouvez pas légalement héberger un voyageur qui refuse de s'identifier. Cela vaut pour tout hébergement en Espagne, hôtels compris. Si un voyageur refuse, vous devez annuler la réservation.
Faut-il aussi déclarer les voyageurs espagnols ?
Oui. L'obligation vaut pour tous les voyageurs, quelle que soit leur nationalité — citoyens espagnols, résidents UE et visiteurs hors UE.
Et si mon voyageur arrive tard et que je ne suis pas là ?
C'est précisément pour cela que la collecte avant l'arrivée est indispensable. Si les informations sont déjà transmises, une arrivée tardive ne pose plus de problème de conformité. Pour les locations en check-in autonome, un formulaire de pré-check-in est quasiment obligatoire.
Mon gestionnaire peut-il s'en occuper pour moi ?
Oui. Si vous passez par une société de gestion, elle peut effectuer les déclarations pour votre compte. Assurez-vous que ce soit explicitement prévu dans votre contrat de gestion, et vérifiez qu'elle le fait vraiment.
L'essentiel à retenir
Le Parte de Viajeros n'est pas négociable si vous hébergez en Espagne. La nouvelle plateforme SES.Hospedajes est plus exhaustive que les anciens formulaires papier, mais elle est aussi plus structurée. Une fois un flux en place — formulaire de pré-check-in, envoi dans les temps, archives propres — cela devient routinier.
Les propriétaires qui s'y prennent correctement dès le départ évitent les amendes, conservent leur licence et bâtissent une activité de location durable. Ceux qui négligent jouent à un jeu qu'ils finiront par perdre.
La conformité n'a rien de glamour, mais c'est la fondation d'une activité d'hôte sérieuse. Mettez au carré ce qui est ennuyeux, et vous pourrez vous concentrer sur ce qui compte vraiment — offrir à vos voyageurs une expérience mémorable.
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