Verhuur je een woning in Spanje — al is het maar één appartement, al is het maar een paar weken per jaar — dan ben je wettelijk verplicht om elke gast bij de Spaanse autoriteiten aan te melden. Dat heet de Parte de Viajeros (gastenrapport), en sinds eind 2024 is het systeem waarmee je dit indient flink veranderd.
Deze gids legt het systeem zoals het in 2026 werkt uit in begrijpelijk Nederlands. Geen juridisch jargon, geen geknipte overheidsteksten — gewoon wat je echt moet weten en doen.
Wat is de Parte de Viajeros?
De Parte de Viajeros is een verplichte gastenregistratie die alle aanbieders van accommodatie in Spanje moeten indienen bij het Ministerio del Interior. Het geldt voor hotels, hostels, campings en — ja — vakantieverhuur, inclusief Airbnb, Booking.com en directe boekingen.
Het doel is veiligheid: de Spaanse wet eist dat de autoriteiten weten wie waar en wanneer verblijft. Dat is al decennia de wet, maar de handhaving en het systeem om het in te dienen zijn flink veranderd.
Dit is niet vrijblijvend. Elke verhuurder met een toeristische vergunning in Spanje moet elke gast registreren. Doe je het niet, dan riskeer je boetes vanaf 600 euro, oplopend tot 30.000 euro bij herhaling. De Guardia Civil en Policía Nacional controleren actief.
Wat is er veranderd: het nieuwe SES.Hospedajes-systeem
Tot voor kort dienden veel verhuurders hun gastgegevens persoonlijk in bij het lokale kantoor van de Guardia Civil of Policía Nacional, of via een basaal online formulier. Sommige regio's hadden eigen platforms. Inconsequent en verwarrend.
Eind 2024 introduceerde Spanje het SES.Hospedajes-platform — een gestandaardiseerd digitaal systeem onder beheer van de Secretaría de Estado de Seguridad. Dit is nu de standaardmethode voor alle accommodatieaanbieders in heel Spanje.
De belangrijkste wijzigingen
- Aanzienlijk meer gegevens. Het nieuwe systeem vraagt veel meer informatie dan de oude Parte de Viajeros, waaronder de betaalmethode en het boekingsplatform.
- Alleen digitaal. Papieren formulieren bij de Guardia Civil worden uitgefaseerd. Het systeem is volledig online.
- Strakkere termijnen. Gegevens moeten vóór de check-in of binnen 24 uur na aankomst worden ingediend.
- Álle gasten, niet alleen de hoofdboeker. Iedereen die in de woning verblijft moet worden geregistreerd — volwassenen én minderjarigen.
Welke gegevens je moet verzamelen
Voor elke gast (inclusief kinderen) moet je het volgende verzamelen en indienen:
| Gegeven | Details |
|---|---|
| Volledige naam | Voor- en achternamen zoals op het identiteitsbewijs |
| Geslacht | Zoals vermeld op het identiteitsbewijs |
| Geboortedatum | Dag, maand, jaar |
| Nationaliteit | Land van nationaliteit |
| Type identiteitsdocument | Paspoort, nationale ID-kaart (DNI/NIE) of ander reisdocument |
| Documentnummer | Exact zoals op het document afgedrukt |
| Afgiftedatum | Datum waarop het document is uitgegeven |
| Land van afgifte | Land dat het document heeft uitgegeven |
| Check-in-datum | Aankomstdatum in de woning |
| Check-out-datum | Verwachte vertrekdatum |
| Relatie tot hoofdgast | Voor meereizende gasten (partner, kind, enz.) |
| Betaalmethode | Kaart, bankoverschrijving, contant, platformbetaling |
| Boekingsplatform | Airbnb, Booking.com, directe boeking, enzovoort |
Voor minderjarigen (onder de 18): dezelfde ID-gegevens, plus de naam en het ID-nummer van de begeleidende volwassene die voor hen verantwoordelijk is.
Hoe krijg je toegang tot SES.Hospedajes
Het platform is bereikbaar via de website van het Ministerio del Interior. Om te beginnen:
- Registreer je als accommodatie. Je hebt je toeristisch vergunningnummer, je NIE/NIF en de gegevens van je woning nodig. De registratie verloopt online via het SES-platform.
- Ontvang je inloggegevens. Na registratie krijg je inloggegevens voor het platform. Dat kan een paar dagen duren.
- Dien de gastgegevens in. Voor elke boeking voer je via de webinterface de vereiste gegevens in. Sommige property management systems (PMS) kunnen ze direct via API doorsturen.
De inlogmogelijkheden
- Certificado digital — de meest betrouwbare optie. Heb je al een Spaans digitaal certificaat voor de belasting, dan kun je hetzelfde certificaat gebruiken.
- Cl@ve — het digitale identificatiesysteem van Spanje. Werkt als je daar geregistreerd staat.
- Gebruikersnaam/wachtwoord — aangemaakt tijdens de accommodatieregistratie.
Tip voor niet-Spaanse verhuurders: heb je nog geen certificado digital, schaf er dan een aan via je lokale Hacienda-kantoor of een gestoría. Het opent de deur naar SES, je belastingaangifte en talloze andere Spaanse overheidsplatforms.
Wanneer indienen
De officiële eis: gastgegevens moeten vóór de check-in of binnen 24 uur na aankomst worden ingediend. In de praktijk is het verstandig om de gegevens vóór aankomst te verzamelen en op de dag van check-in in te dienen.
Een praktische werkwijze
- Bij boekingsbevestiging: stuur je gast een pre-check-in-formulier waarin je om de ID-gegevens vraagt. Veel verhuurders verwerken dit in hun bevestigingsmail.
- Vóór aankomst: voer de gegevens in op SES.Hospedajes. Zo zit je goed, ook als de gast laat aankomt.
- Bij de check-in: controleer of het identiteitsbewijs overeenkomt met de ingediende gegevens. Maak een foto van het document voor je administratie.
Pro-tip: verzamel foto's van paspoort/ID via WhatsApp of een eenvoudig online formulier vóór aankomst. Dat scheelt tijd bij de check-in en zorgt dat je de termijn haalt. Gasten zijn dit gewend — hotels werken net zo met online pre-check-in.
Wat er gebeurt als je niet registreert
Eerlijk is eerlijk. Sommige verhuurders slaan de registratie over omdat het gedoe is, omdat ze het systeem niet begrijpen of omdat ze denken dat een kleine vakantiewoning onder de radar blijft. Wat er werkelijk gebeurt:
- Steekproeven: de Guardia Civil bezoekt woningen en vraagt om je registratie-administratie. In toeristische kustgebieden gebeurt dit vaker.
- Platforms delen gegevens: Airbnb, Booking.com en andere platforms delen boekingsgegevens met de Spaanse fiscus. Boekingen zonder registraties zijn een rood signaal.
- Boetes: beginnen bij 600 euro voor een eerste overtreding. Ernstige of herhaalde overtredingen kunnen 30.000 euro bedragen. Helemaal geen registratiesysteem gebruiken wordt als ernstige overtreding beschouwd.
- Risico voor je vergunning: bij structureel niet registreren kun je je toeristische vergunning kwijtraken.
Reken er niet op dat je niet gepakt wordt. Sinds de invoering van het nieuwe SES-systeem is de handhaving aanzienlijk strenger. Doordat alles digitaal is, kunnen de autoriteiten boekingen veel makkelijker tegen registraties afzetten.
De meest gemaakte fouten
- Alleen de hoofdgast registreren. Iedereen die in de woning verblijft moet geregistreerd worden, inclusief kinderen. Een gezin van vier betekent vier registraties.
- Last-minute-boekingen vergeten. Ook een boeking op de dag zelf via Airbnb moet geregistreerd worden. Zorg dat je daar een vaste werkwijze voor hebt.
- Onjuiste documentnummers. Typefouten in paspoortnummers zijn de meest gemaakte fout. Controleer alles dubbel voor je indient.
- Geen administratie bijhouden. Bewaar kopieën van de ingediende registraties en van de identiteitsdocumenten van gasten. Je kunt ze nodig hebben als de autoriteiten erom vragen.
- Aannemen dat je PMS het regelt. Sommige property management systems claimen de Parte de Viajeros automatisch af te handelen. Controleer of ze ook echt aan SES.Hospedajes doorgeven — niet alle systemen doen dat.
Hoe je het makkelijker maakt: praktische tips
Gastregistratie is eentonig, maar het hoeft je geen uren te kosten. Zo pakken ervaren verhuurders het efficiënt aan:
- Maak een pre-check-in-formulier. Een simpele Google Form of Typeform die alle verplichte gegevens uitvraagt. Stuur de link mee met je boekingsbevestiging. De meeste gasten vullen het binnen een dag in.
- Werk met standaardberichten. Heb een vast bericht klaar dat uitlegt waarom je de ID-gegevens nodig hebt en hoe gasten ze het makkelijkst kunnen aanleveren. Normaliseer het: "Volgens de Spaanse wet hebben we vóór de check-in de volgende gegevens nodig…"
- Bundel je inzendingen. Heb je meerdere check-ins per week, plan dan een vast moment — 10 minuten elke ochtend om openstaande registraties te verwerken.
- Gebruik je gastcommunicatietool. Gebruik je een AI-gastassistent zoals PropertyHost, dan zit het verzamelen van pre-check-in-gegevens al verwerkt in de geautomatiseerde gastreis en wordt het bij elke check-in automatisch ingediend bij SES.Hospedajes. De gast krijgt het verzoek op het juiste moment, in de juiste taal, zonder dat jij iets hoeft te doen.
Veelgestelde vragen
Moet ik gasten registreren als ik geen toeristische vergunning heb?
Verhuur je zonder vergunning, dan heb je grotere problemen — verhuren zonder licentie levert eigen boetes op (3.000–30.000+ euro). Maar technisch gezien geldt de registratieplicht voor alle accommodatieaanbieders, met of zonder vergunning.
Wat als een gast weigert zijn ID te geven?
Je mag een gast die zijn identiteitsbewijs niet wil tonen wettelijk niet ontvangen. Dat geldt voor alle accommodatie in Spanje, hotels incluis. Weigert een gast, dan moet je de boeking afwijzen.
Moet ik ook Spaanse gasten registreren?
Ja. De plicht geldt voor alle gasten ongeacht nationaliteit — Spaanse staatsburgers, EU-ingezetenen en niet-EU-bezoekers.
Wat als mijn gast laat aankomt en ik er niet ben?
Precies om die reden is het verzamelen van gegevens vóór aankomst essentieel. Heb je de info al ingediend, dan maakt een late aankomst niets uit voor je compliance. Bij zelf-incheckwoningen is een pre-check-in-formulier in de praktijk verplicht.
Kan mijn beheerder dit voor mij doen?
Ja. Werk je met een beheerbedrijf, dan kunnen zij de registraties namens jou indienen. Zorg dat dit expliciet in je beheerovereenkomst staat én dat ze het ook echt doen.
Tot slot
De Parte de Viajeros is niet onderhandelbaar als je in Spanje verhuurt. Het nieuwe SES.Hospedajes-systeem is uitgebreider dan de oude papieren formulieren, maar ook beter georganiseerd. Zodra je een routine hebt — pre-check-in-formulier, tijdige indiening, nette administratie — wordt het een kwestie van doorlopen.
De verhuurders die dit vanaf het begin goed regelen, ontlopen boetes, houden hun vergunning en bouwen een duurzame verhuur op. Wie het negeert, speelt een spel dat hij uiteindelijk verliest.
Compliance is niet glamoureus, maar wel het fundament van een serieuze verhuur. Krijg het saaie deel op orde, dan kun je je richten op wat er écht toe doet — je gasten een fantastische ervaring geven.
Verhuren in Spanje, welke route je ook kiest.
PropertyHost regelt beide modi — LAU-contracten + recibos voor long-stay huurders, SES-aangifte + gastcommunicatie voor short-term. Vanaf €19 per maand, 14 dagen gratis.